L’informatizzazione della nostra società si è riverberata inevitabilmente anche nel mondo della giustizia. Infatti, sempre più spesso ci si trova ad avere a che fare non più con documenti cartacei ma con documenti informatici (E-mail e PEC). Ma qual è la valenza probatoria di questi ultimi? Mentre per i documenti cartacei tutti eravamo consapevoli della loro importanza, spesso tendiamo a sminuire la validità dei documenti informatici, non ritenendoli poi così importanti, ma sbagliamo.

Infatti, a partire dalla direttiva 99/93 CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche e poi, con l’emanazione del c.d. CAD (Codice Amministrazione Digitale) con il D.Lgs. 82/2005, è entrato nel nostro ordinamento il documento informatico.

Ma che cos’è esattamente il documento informatico?

La risposta ce la fornisce l’art. 1, lett. p) del CAD: il documento informatico è

“la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti“.

Tuttavia, una definizione di tal fatta non è sufficiente a chiarire esattamente quando un documento informatico raggiunga quei minimi requisiti per avere una valenza giuridica e, a questo punto ci viene in soccorso l’art. 20, co. 2 CAD che così sancisce:

“Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale, soddisfa il requisito legale della forma scritta se formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’art. 71 che garantiscano l’identificabilità dell’autore e l’integrità del documento“.

Orbene, stando così le cose, se dovessimo applicare in maniera rigorosa l’art. 20 si creerebbe un vulnus nel sistema e cioè, bisognerebbe negare la validità giuridica di tutti quei documenti che non rispettano i criteri di cui al menzionato articolo, non rientrando questi né nella forma orale nè nella forma scritta. Si pensi ad esempio alle e-mail che nella realtà giuridica esistono ma non rispettano né il requisito della identificabilità dell’autore nè quello della integrità del documento.

A questo punto come risolvere la questione che si porrebbe nell’esercizio concreto dell’amministrazione della giustizia?

La questione va risolta partendo dall’analisi della valenza probatoria della E-mail semplice, per poi passare a quella della PEC.

Sul punto si è espresso il Tribunale di Udine, con ordinanza del 17/02/2014, analizzando la questione con un ampio excursus sulle validità probatorie processuali di e-mail e PEC.

L’Ufficio giudiziario friulano è partito da un dato di fatto per cui non vi è dubbio che l’e-mail sia una rappresentazione informatica di atti o fatti giuridicamente rilevanti. Nonostante ciò, vi sono dubbi fondati sulla identificabilità dell’autore nonché sulla integrità del documento per cui, preliminarmente, bisogna chiedersi se questa soddisfi o meno il requisito della forma scritta. Orbene, possiamo senz’altro affermare che la e-mail è un documento informatico, non sottoscritto con firma digitale ma che soddisfa quel minimo requisito di identificabilità dell’autore tale da poter rivestire quantomeno il requisito della forma scritta.

Come abbiamo visto, ai fini probatori, in virtù del combinato disposto degli artt. 1, lett p) e 21, co. 2 del CAD, il documento informatico fa piena prova se è dotato di sottoscrizione digitale apposta secondo le disposizione tecniche statuite dall’art. 71 del D.Lgs. 82/2005 ma, come abbiamo visto, la sottoscrizione di tal fatta non vi è nella e-mail. Pertanto, possiamo concludere che

la e-mail viene annoverata nella tassativa elencazione di cui all’art. 2712, co. 1 c.c., qualificandola come riproduzione meccanica.

Su tale assunto giova rammentare che, già nel 2001, prima ancora della approvazione del D.Lgs. 82/2005, la Suprema Corte di Cassazione aveva ritenuto, con sentenza n. 11445 del 06/09/2001 che i documenti informatici privi di firma digitale, tra i quali vi rientra la e-mail, sono da ricondursi all’elencazione tassiva dell’art. 2712 c.c.

“quali riproduzioni fotografiche o cinematografiche e, in genere, ogni altra rappresentazione meccanica di fatti e di cose la cui efficacia probatoria è disciplinata dall’art. 2712 c.c.“.

Ciò stante, rientrando nell’alveo dell’art. 2712 c.c., la questione può risolversi esaminando le valenze probatorie dei documenti indicati nel detto articolo la cui efficacia probatoria si fonda sul meccanismo del disconoscimento tempestivo del documento ritualmente prodotto in giudizio. Da ciò ne deriva che, qualora questo non venga tempestivamente disconosciuto, la sua validità sarà quella di piena prova ai sensi dell’art. 2702 c.c. e dell’art. 115 c.p.c. che prevede il principio di non contestazione. Invece, in presenza di disconoscimento, perderà qualunque valenza probatoria.

Ora, possiamo fare un discorso simile anche per la produzione in giudizio della PEC.

La PEC, giusto D.Lgs. 68/2005, è stata legislativamente equiparata alla raccomandata a/r, ma non ne è stato disciplinato il modo di produzione in giudizio. Infatti, trattandosi di documento firmato digitalmente bisogna fare riferimento all’art. 23 del CAD che, al primo comma, prevede che

“le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti é attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato“

da ciò ne discende che la PEC, quale documento sottoscritto digitalmente, avrà piena efficacia probatoria soltanto se lo stesso viene prodotto in giudizio nella sua versione analogica la cui conformità all’originale viene certificata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

Infatti, non sembra possibile concludere diversamente alla luce della normativa vigente. Da un lato non è possibile la produzione analogica del documento informatico, ai sensi del comma secondo dell’art 23 del CAD, tramite copia analogica estratta conformemente alle regole tecniche di cui all’art 71 del CAD, perché le stesse non sono ancora state emanate. Dall’altro, invece, sempre per la mancanza delle regole tecniche di cui sopra, non è percorribile la strada della produzione di una copia di estratto informatico ai sensi del primo comma dell’art 23 bis del CAD, né tanto meno per la stessa ragione la produzione tramite duplicato informatico ai sensi del secondo comma dell’art 23 bis. Tutto ciò, a meno che in questo ultimo caso, non si ricorra alla certificazione della conformità all’originale da parte di un pubblico ufficiale a ciò autorizzato ai sensi dell’art 23 bis comma secondo del CAD.

Qualora non ricorrano i presupposti di cui sopra, il valore probatorio della PEC prodotta in giudizio tramite stampa del documento informatico (copia analogica) sarà quello dell’art 2712 c.c.

e, come tale, legato al meccanismo del tempestivo disconoscimento e al principio di non contestazione ex art 115 c.p.c..

Alla luce di tutto quanto detto, l’Ufficio giudiziario ut supra menzionato, ha privato di qualsiasi efficacia probatoria le PEC e le e-mail prodotte in giudizio come copie analogiche di documento informatico tempestivamente disconosciute.

Il giudice, in maniera coerente, ha altresì negato alla parte che aveva prodotto la PEC l’esperimento di una CTU, accogliendo le istanze della controparte, la quale, in sede di memoria 183, co. 6 n. 3 c.p.c., aveva correttamente evidenziato l’impossibilità tecnica di una CTU informatica su quello che nella sostanza è stato definito

“un mero pezzo di carta“

e dall’altro che, trovandosi la parte nella materiale disponibilità dell’originale informatico del documento prodotto, avrebbe dovuto e potuto produrlo, in presenza di disconoscimento nella forme di cui all’art 23 primo comma del CAD.

Per le medesime ragioni la parte non è stata ammessa alla prova testimoniale sul contenuto delle mail e delle PEC inviate.

L’ordinanza rappresenta una delle prime applicazioni pratiche dei complessi meccanismi giuridici sottesi al concetto di documento informatico e firma digitale che certamente appare assai rigorosa ma certamente condivisibile alla luce dell’attuale impianto normativo.